Privacybeleid

Persoonsgegevens – Algemeen

Privacy vinden wij bij Woonzorggroep Samen heel belangrijk. Ook vinden we het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. En wat uw rechten zijn. Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens geldt bij Samen als onderdeel van goede zorg. Medewerkers van Samen zijn zich bewust van de actuele wetgeving rondom privacy. Ons uitgangspunt is dat u erop moet kunnen vertrouwen dat uw gegevens bij ons in vertrouwde handen zijn.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die verwijzen naar een persoon. Dat kan een naam, een adres of een telefoonnummer zijn. Maar ook informatie over gezondheid (zoals in het medisch dossier) is een persoonsgegeven.

Onder welke wetgeving valt de verwerking van persoonsgegevens?
Woonzorggroep Samen verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en heeft daarbij te maken met verschillende wetgevingen. Zo houdt Woonzorggroep Samen zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG: de privacywet). Daarnaast gelden andere aspecten voor wet- en regelgeving die met de privacy van gegevens te maken hebben, zoals een bewaarplicht. Ook hier houdt Woonzorggroep Samen zich aan.

Persoonsgegevens – Cliënten

Om haar taken goed uit te voeren, verwerkt Woonzorggroep Samen hierbij, mogelijk de volgende gegevens:

Algemene persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Adresgegevens
Beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s)
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Verzekeringsgegevens
Burgerservicenummer (BSN)
Informatie die u zelf verstrekt, bijvoorbeeld op formulieren
Informatie van contactpersonen, mantelzorgers en/of bewindvoerders

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig. Hierbij gaat het om gegevens over zaken zoals ras, religie en seksuele voorkeur. Deze
gegevens worden in principe niet geregistreerd. Deze bijzondere persoonsgegevens worden alleen geregistreerd als dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening. En natuurlijk alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.
Woonzorggroep Samen houdt een medisch dossier bij. Dit doen wij om goede zorg te kunnen bieden. Dit dossier kan onder andere de diagnose, de medicatie en labuitslagen bevatten. U heeft altijd recht op inzage in dit dossier.
Voor unieke identificatie gebruikt Woonzorggroep Samen het BSN. Woonzorggroep Samen houdt zich daarbij aan de ‘Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg’ (Wbsn-z). Daarom leggen we ook de gegevens van uw identiteitsbewijs vast.

Persoonsgegevens medewerkers, sollicitanten, stagiair(e)s, uitzendkrachten, vrijwilligers etc.

Met persoonsgegevens medewerkers bedoelen we ook persoonsgegevens van sollicitanten, stagiair(e)s, uitzendkrachten, vrijwilligers en personeel niet in loondienst (b.v. ZZP’ers). Om taken goed uit te kunnen voeren, verwerkt Woonzorggroep Samen mogelijk de volgende gegevens:

Algemene persoonsgegevens
Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Adresgegevens
CV
Motivatiebrief
Beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s)
Telefoonnummer
E-mailadres
Bankrekeningnummer
Verzekeringsgegevens
VOG Verklaring
BIG-registratienummer
Informatie die u zelf verstrekt, bijvoorbeeld op formulieren

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens zijn extra gevoelig.
Gegevens over bijvoorbeeld ras, religie en seksuele voorkeur (oftewel bijzondere persoonsgegevens) worden niet geregistreerd met uitzondering van de beveiligingscamera’s op enkele vestigingen;
Voor unieke identificatie gebruikt Woonzorggroep Samen het BSN. Daarom leggen we ook de gegevens van uw identiteitsbewijs vast;

Financiële gegevens voor de salarisverwerking zijn bijzondere persoonsgegevens, waarbij Woonzorggroep Samen meer maatregelen neemt om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Verwerking persoonsgegevens

We verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn en we gebruiken uw gegevens alleen voor de doeleinden waar we ze in eerste instantie voor hebben verzameld.

Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat we:

Vertrouwelijk met alle persoonsgegevens omgaan. We zorgen ervoor dat alleen mensen die bij uw gegevens mogen komen dat kunnen. Dit geldt voor de computers maar ook voor alle locaties van Woonzorggroep Samen;
Goede beveiligingsmaatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, oneerlijke toegang en diefstal. Zo beveiligen we de computers en netwerken volgens nationale standaarden en houden we onze locaties veilig. Papieren gegevens gaan in afgesloten dossierkasten, onze medewerkers laten geen gegevens liggen en verzamelen geen overbodige gegevens;
Gegevens verwijderen als we deze niet meer nodig hebben. Zo blijft er niet onnodig lang informatie over u beschikbaar. Natuurlijk zijn we
soms verplicht om zaken langer te bewaren: uw medisch dossier blijft bijvoorbeeld 20 jaar bewaard.
Wij gebruiken persoonsgegevens omdat het nodig is voor het uitvoeren van onze diensten. Vaak bewaren we ook persoonsgegevens omdat dat moet vanwege wettelijke, financiële en/of fiscale verplichtingen.

We verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van onze taken, onder andere voor:

Registratie voor zorg en diensten bij Woonzorggroep Samen en vervolgens het aanbieden van die zorg;
Gegevens van contactpersonen van u, om onze zorg en dienstverlening daarmee af te stemmen/communiceren;
Het eventueel uitnodigen van uw verwanten en/of mantelzorgers voor een herdenkingsdienst.
Het bijhouden van een medisch dossier;
Het elektronisch delen van medische gegevens met de juiste betrokkenen.
Het mogelijk maken van (vrijwilligers)werk;
Het informeren van sollicitanten over de voortgang van de sollicitatie;
Het bevorderen van de veiligheid via cameratoezicht op locatie;
Het onderhouden van contact met u als u heeft aangegeven dat te willen;
Het bijhouden van wie we wel en wie we niet mogen benaderen (register niet-benaderen);
Het versturen van de Samenpas;
Het (laten) uitvoeren van interne en externe controles op onze diensten;
Het beantwoorden of afhandelen van uw vragen of klachten via e-mail, per post, telefonisch of sociale media;
Het beheren van onze financiële administratie, om te voldoen aan financiële en wettelijke verplichtingen;
Het kunnen voldoen aan uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens;
Het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening.
Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is
Gegevens t.b.v. statistiek of wetenschappelijk onderzoek, zoals aan bijvoorbeeld RIVM of onderzoeksinstituut Nivel.

Woonzorggroep Samen zal uw persoonsgegevens nooit aan derde partijen verkopen. Wel delen we soms persoonsgegevens binnen samenwerkingsverbanden met ziekenhuizen, huisartsen en/of apotheken als dat nodig is voor uw behandeling en verzorging. Hiervoor hoeven wij geen toestemming te vragen. Wel vragen wij uw toestemming voor behandelingen die ingrijpend zijn voor u.

Wij werken alleen samen met partijen waarmee we goede afspraken gemaakt hebben
Daarnaast maken we in bepaalde gevallen gebruik van IT-systemen van leveranciers, zoals bijvoorbeeld het systeem waarin medische dossiers worden bijgehouden. Daarbij is het mogelijk dat de leverancier van dat systeem ook toegang heeft tot het systeem waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Dit is omdat deze leveranciers het systeem goed moeten kunnen onderhouden. Maar ook om te handelen in geval van problemen. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze derde partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging. Dat leggen we vast in ‘verwerkersovereenkomsten’. Daarvoor gebruiken we de branche-standaard van Actiz/BOZ; u kunt deze zelf ook inzien op AVG-Helpdesk voor Zorg en Welzijn.

We gebruiken uw gegevens alleen voor de doeleinden waar we ze in eerste instantie voor hebben verzameld
Als we bijvoorbeeld uw gegevens hebben gekregen voor een sollicitatie, gebruiken we deze gegevens niet om u te benaderen voor informatie of nieuwsbrieven. Als wij gegevens toch voor een ander doel willen gebruiken, vragen wij eerst om uw toestemming. Die toestemming mag u weigeren. Er zijn geen nadelige gevolgen voor u.

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Ons streven is om persoonsgegevens te vernietigen zodra we deze niet meer nodig hebben om onze doelen te realiseren. Sommige gegevens worden bewaard omdat het op grond van een wettelijke en/of fiscale verplichting nodig is. Financiële gegevens bewaren we zeven jaar. Uw medische dossier wordt vanwege verplichtingen uit de WGBO 20 jaar bewaard. Na afloop van deze termijn zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens op zorgvuldige wijze worden verwijderd en vernietigd.

Wat zijn uw rechten?

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:

uw gegevens bij ons opvragen.
uw gegevens laten veranderen als die niet kloppen.
uw gegevens laten verwijderen.
Het komt voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben. Of om ons aan een wet te houden. Of als uw arts van mening is dat uw dossier of delen daarvan toch bewaard moeten blijven.
bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens. Als u bijvoorbeeld geen e-mails voor nieuwsbrieven meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen. In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt zodat wij dit kunnen beoordelen.
uw toestemming stoppen. Gaf u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer stoppen. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
uw gegevens overdragen. Bijvoorbeeld wanneer u gegevens aan ons heeft gegeven met uw toestemming of op basis van onze overeenkomst. Overdragen kan aan een andere partij of aan uzelf.
Het gebruik van uw gegevens tijdelijk beperken. Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft gemaakt tegen gebruik van uw gegevens.

Woonzorggroep Samen brengt in principe geen kosten in rekening als u gebruik maakt van uw rechten. Maakt u heel vaak gebruik van uw rechten (de wet noemt dit buitensporig)? Dan brengen wij kosten in rekening voor de administratieve afhandeling.

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten
U kunt hiervoor een aanvraag indienen. Onze voorkeur gaat hierbij uit dat u gebruikt maakt van de daarvoor bestemde systemen, zoals Caren Zorgt. U kunt ook het digitale formulier invullen, een e-mail of brief sturen.
Stuur uw e-mail naar: privacy@wzgsamen.nl.

U kunt ook een brief sturen naar:
Woonzorggroep Samen
Privacy & Informatiebeveiliging
Jacob Ruijsdaellaan 30
1741KW Schagen

Stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Wilt u uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto alstublieft onleesbaar maken? Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw brief of e-mail.

Technisch

Woonzorggroep Samen gebruikt analytische cookies op haar website
Woonzorggroep Samen gebruikt functionele en analytische cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Woonzorggroep Samen gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt, kunnen bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden en helpen ons om de website goed te laten werken. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. We anonimiseren deze gegevens vóórdat ze verwerkt worden.

Klachten, melden datalekken of verzoek om informatie

U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door Woonzorggroep Samen. Dit kan bij verschillende partijen:

Bij Woonzorggroep Samen zelf: u kunt terecht bij de leidinggevende van de afdeling of locatie, of bij een vertrouwenspersoon;
Bij de onafhankelijke Functionaris Gegevensbescherming (contactgegevens onderaan deze verklaring);
Bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via hun website.

Als u een verzoek doet beoordelen we allereerst of we uw verzoek in behandeling kunnen nemen. We kunnen besluiten uw verzoek niet in behandeling te nemen als we uw identiteit niet voldoende kunnen vaststellen. Zo kunnen we u vragen om u te legitimeren bij een Woonzorggroep Samen-locatie. Doet u dit niet? Dan kunnen we uit veiligheidsoogpunt weigeren u inzage te geven in gegevens waarvan wij niet weten of die van u zijn. Ook kunnen we een verzoek weigeren als we vanwege wettelijke redenen (bijvoorbeeld een lopende rechtszaak) niet kunnen/mogen voldoen aan een verzoek.

Als we uw verzoek in behandeling hebben genomen, zijn er situaties mogelijk waarin wij uw verzoek alsnog moeten weigeren. Wij moeten een
verzoek bijvoorbeeld weigeren als de bescherming van de rechten van derden zwaarder weegt. Dit kan voorkomen in gevallen dat uw inzageverzoek ook persoonsgegevens van andere personen bevat. Wijzen wij uw verzoek af? Dan onderbouwen we schriftelijk waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen.

Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met onze beslissing op een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of verzet. In dat geval heeft u het recht om een klacht neer te leggen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Functionaris Gegevensbescherming
Woonzorggroep Samen heeft een Functionaris Gegevensbescherming om toe te zien op de bescherming van uw gegevens. Haar naam is Annelies Magnin en zij is voor cliënten, medewerkers, sollicitanten, uitzendkrachten, personeel niet in loondienst en vrijwilligers van Woonzorggroep Samen per mail te bereiken via privacy@wzgsamen.nl.

Datalek?
Heeft u een (mogelijk) datalek gesignaleerd, dan kan dat per mail worden gemeld aan beveiligingslek@wzgsamen.nl. Voorbeelden van mogelijke datalekken zijn het naar een verkeerd emailadres versturen of het op een verkeerd mailadres ontvangen van een rapportage met daarin persoonsgegevens, of het vinden of verliezen van een laptop, telefoon of usb-stick met persoonsgegevens. Het gaat in beide voorbeelden om persoonsgegevens van relaties van Woonzorggroep Samen.

Wijzigingen privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen als er iets verandert in wetten of regels. Maar ook als er nieuwe ontwikkelingen zijn die daartoe aanleiding geven. Op onze website wijzijnsamen.nl vindt u altijd de laatste versie. Wij raden u aan deze verklaring af en toe opnieuw te raadplegen. Dan bent u altijd op de hoogte van de wijzigingen. Deze privacyverklaring is versie 2.2 en is gepubliceerd op 1 augustus 2021.